O melhor da tecnologia é saber o que pode, como pode, e quando fazer intervenções que ajudaram uma empresa a evoluirem. Esse é o caso dos documentos, para uma empresa grande, o volume de documentos pode ser tão grande e com diferentes fontes e aplicações que é uma dificuldade organiza-los de forma eficiente.

Gerenciar Eletronicamente Documentos, não é tão complexo mas requer prática e experiência. Na parte teórica, existem empresas especializadas em, digitalizar – lei-se scanear para alguns – documentos com uma scanner profissional, não aquelas de mesas que compramos em lojas que automatiza o trabalho devido ao volume de documentos recebimos.

O resultado desse esforço é um documento exatamento igual ao original na sua forma digital que pode ser transferindo, impresso, ou até apresentado em outras empresas se necessário, sem que a original precise estar presente. Em caso de documentos importantes, como ficha de funcionários e tributários o documento original é guardado em armazéns que ficam disponiveis as empresas caso somente o documento original seja válido.

A grande vantagem além da óbvia, reduzir custos, é que todos os documentos que passam por esse processo ficam disponíveis facilmente através da rede interna da empresa e podem ser acessados de qualquer lugar que precisarem. Esse fato torna pesquisa, informação, ao alcance e de forma facilitada para as pessoas que o utilizam.